Vertragsbedingungen PEFC-Gruppenzertifikat

Vertragsbedingungen für die Teilnahme am IBT-EARTH Projekt- und Lieferkettenmanagement inkl. der Teilnahme an der PEFC™-CoC-Gruppenzertifizierung DC-COC-000963

 

Präambel

It’s Business Time, Inhaberin Nina Bielen, – im Folgenden „IBT“ genannt - verfolgt das Ziel, Betrieben und Unternehmen aller Branchen mit Sitz in Deutschland - im Folgenden „teilnehmender Betrieb“ genannt - die Teilnahme an der Gruppenzertifizierung DC-C0C-000963 – im Folgenden IBT.GROUP genannt - nach dem internationalen PEFC-Standard PEFC D ST 2002:2013 in seiner jeweils gültigen Form zu ermöglichen.

 

Über ein für alle teilnehmenden Betriebe gültiges und anerkanntes Umweltmanagementsystem wird eine standardisierte Prozessqualität in den teilnehmenden Betrieben eingeführt und in der Folge kontinuierlich verbessert. IBT stellt den teilnehmenden Betrieben hierbei für die Dauer der Teilnahme an der IBT.GROUP das erforderliche Zentralorgan und Gruppenmanagement inklusive aller dort angesiedelten Leistungen.

 

Die Wahl an der Teilnahme am IBT.EARTH System bietet den teilnehmenden Betrieben einen deutlichen Kostenvorteil sowie einen geringen eigenen Arbeitsaufwand. Die Teilnahme an der IBT.GROUP ist laut PEFC-Richtlinien ausschließlich Betrieben vorbehalten,welche einen Jahresumsatz von weniger als 8,3 Mio. Euro aufweisen und weniger als 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen.

 

Übersteigt ein Betrieb diese Grenzen, verhilft IBT stressfrei und schnell zum PEFC-Einzelzertifikat.

 

(1) Inhalt der Zusammenarbeit

Der teilnehmende Betrieb verpflichtet sich mit Unterzeichnung des Teilnahmevertrages zur Teilnahme an der IBT.GROUP nach dem jeweils gültigen internationalen PEFC-Standard sowie zur Unterzeichnung der hierzu notwendigen relevanten Formulare. Der teilnehmende Betrieb erklärt seine Bereitschaft zur Durchführung der Zertifizierungsprüfung und der Überwachungsaudits durch IBT und/oder einen akkreditierten Zertifizierer.

 

Der teilnehmende Betrieb erhält Beratung, Unterstützung und die Berechtigung für die Teilnahme am IBT-Umweltmanagementsystem von IBT und auf Wunsch inkl. der Teilnahme an der IBT.GROUP nach dem jeweils gültigen Standard des PEFC. Die Nutzungsrechte des IBT-Umweltmanagementsystems werden für die Dauer der Laufzweit dieses Vertrages durch IBT gewährt. Der teilnehmende Betrieb erhält ein Zertifikat (PEFC-Urkunde), ausgestellt und überreicht durch mit IBT zusammenarbeitenden, akkreditierte Zertifizierer.

Die Berechtigung zur Teilnahme an der IBT.GROUP besteht für den teilnehmenden Betrieb ausschließlich für den Zeitraum eines ungekündigten Vertragsverhältnisses gemäß den vertraglichen Bestimmungen.

 

Betriebe und Unternehmen mit mehreren Niederlassungen müssen für jede Niederlassung (Hauptstandort und jeden Nebenstandort) welche an der IBT.GROUP teilnehmen (möchten), eine separate Teilnahme an der IBT.GROUP erklären und durchführen.

 

Die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems von IBT sowie das Management IBT.GROUP werden laufend durch TÜV Rheinland DIN CERTCO überprüft. Mindestens einmal jährlich findet in der Zentrale der IBT.GROUP ein entsprechendes Audit statt.

 

(2) Teilnahmehonorar

Das vereinbarte Honorar zur Teilnahme an der IBT.GROUP versteht sich inkl. Reisekosten, Kommunikationskosten und Spesen. Der Teilnahmebetrag ist jeweils zu Beginn der Teilnahme/Verlängerung im Voraus fällig. Die Zahlung des Teilnahmehonorars durch den teilnehmenden Betrieb verpflichtet IBT zur Erbringung der unter Punkt 5 aufgelisteten Leistungen, insbesondere: 

  • Gewährleistung eines korrekt funktionierenden Gruppenmanagements.
  • Ganzjährige Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung des PEFC-Umweltmanagementsystems.
  • Zur Verfügungstellung des stets aktuellen IBT-Gruppenhandbuchs und Handlungsanweisungen.
  • Schulung des QM-Beauftragten des teilnehmenden Betriebes.
  • Durchführung eines jährlichen internen Audits.

Im Teilnahmehonorar enthalten sind folgende Leistungen von TÜV Rheinland DIN CERTCO:

  • TÜV Rheinland DIN CERTCO-Zertifizierungsgebühren
  • Ausstellung je eines PEFC-Zertifikates im DIN A 4 Format in deutscher Sprache durch TÜV Rheinland DIN CERTCO
  • TÜV Rheinland DIN CERTCO Auditkosten (Stichprobenauswahl)
  • Reise- und Kommunikationskosten

Das Teilnahmehonorar ist fällig und zahlbar mit Beginn dieses Vertrages sowie jeweils vor Beginn eines Verlängerungsjahres dieser Vereinbarung.

 

Zusätzlich zum Teilnahmehonorar fallen die jeweils gültigen PEFC-Lizenzgebühren laut des von jedem teilnehmenden Betriebs verbindlich auszufüllenden Formulars „Fragebogen zur Ermittlung des PR-Beitrages“ von zurzeit - siehe Tabelle – an:

 

 Umsatz des teilnehmenden Betriebe  

 PEFC-Gebühr

 < 1.000.000,- EUR

   30,00 EUR

 > 1.000.000,- EUR < 5.000.000,- EUR

   75,00 EUR

 > 5.000.000,- EUR < 8.000.000,- EUR

 300,00 EUR

 

 

3) Beginn der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit tritt durch die Unterschrift beider Vertragsparteien auf dem Teilnahmevertrag in Kraft.

 

4) Laufzeit, Kündigung, Austritt oder Ausschluss aus der Gruppenzertifizierung

Dieser Vertrag läuft ab Beginn jeweils für ein Jahr und verlängert sich automatisch jeweils für ein weiteres Jahr, wenn er nicht spätestens einen Monat vor Laufzeitende von einem der Vertragspartner schriftlich gekündigt wird. Eine Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt hiervon unberührt. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor,

  • wenn der teilnehmende Betrieb seine Verantwortlichkeiten zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung (siehe Punkt 6) trotz Aufforderung durch It’s Business Time nicht nachkommt bzw. nicht korrekt umsetzt;
  • bei Zahlungsverzug des teilnehmenden Betriebes von mindestens einem Monat nach Rechnungsstellung.
  • bei fehlender oder mangelhafter Bereitstellung maßgeblicher Dokumentationsbestandteile des Qualitätsmanagementsystems durch IBT, welche eine positive Zertifizierung, Auditierung oder Re-Zertifizierung verhindern.

Der teilnehmende Betrieb kann zu jedem Zeitpunkt gegenüber IBT erklären, aus der IBT.GROUP auszutreten.

IBT kann zu jedem Zeitpunkt den teilnehmenden Betrieb aus der IBT.GROUP ausschließen, insbesondere wenn ein Verstoß gegen die Regelungen gemäß Punkt 6 vorliegt, da ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen die Gültigkeit der Gruppenzertifizierung aller teilnehmenden Betriebe gefährdet.

 

Mit Beendigung/Kündigung/Ablauf des Vertrages verliert der teilnehmende Betrieb mit sofortiger Wirkung das Recht zur Nutzung und Verwendung des ausgestellten Zertifikates sowie der daraus resultierten Rechte. Im diesem Falle bleibt die Verpflichtung zur Bezahlung des laufenden jährlichen Teilnahmepreises bis zum Wirksamwerden - der sodann zwingend erforderlichen - Kündigung bestehen.

 

Ein Ausschluss des teilnehmenden Betriebes liegt ebenfalls vor, wenn der teilnehmende Betrieb seinen Geschäftsbetrieb einstellt. Im Falle eines Austritts oder Ausschlusses des teilnehmenden Betriebes verpflichtet sich der teilnehmende Betrieb die Führung des Zertifikats/ des PEFC-Logos mit sofortiger Wirkung von allen Dokumenten und Publikationen zu entfernen, da das Zertifikat nach Ablauf der Teilnahme an der IBT.GROUP entzogen wird Im Falle eines Austritts oder Ausschlusses des teilnehmenden Betriebs aus der IBT.GROUP verpflichtet sich der teilnehmende Betrieb die Nutzung des ihm im Rahmen der Teilnahme von IBT bereitgestellten Umweltmanagementsystems mit sofortiger Wirkung einzustellen. Eine Vervielfältigung oder Weitergabe an jegliche Dritte wird von vornherein ausgeschlossen.

 

Das Zertifikat muss unverzüglich an TÜV Rheinland DIN CERTCO zurückgesandt werden.

 

IBT erhält im Falle einer Änderung der Anforderungen aus der Norm von PEFC, welche die Weiterführung der IBT.GROUP zu den gegebenen Konditionen oder Leistungen unmöglich macht, ein Sonderkündigungsrecht.

 

(5) Verantwortlichkeiten und Pflichten von IBT

IBT vertritt die Zertifizierungsgruppe im Zertifizierungsprozess und verpflichtet sich zur Einrichtung und Unterhaltung der Holzproduktkette Chain-of-Custody (CoC) im Auftrag der gesamten Gruppe im Einklang mit den Anforderungen des PEFC-Standards. Hierzu gehören:

  • Zentrale Bewertung und durchgehende Weiterentwicklung der PEFC-Gruppenzertifizierung von IBT.
  • Bereitstellung eines Beschwerdemanagementsystems.
  • Bereitstellung und Anwendung eines Sorgfaltspflichtsystems mit Risikoanalyse zur Bestimmung der Holzherkünfte.
  • Koordinierung, Planung und Terminierung von Zertifizierungsleistungen und Überwachungsaudits;
  • Definition und Durchführung von Maßnahmen, welche im Zuge von festgestellten Abweichungen zum Qualitätsmanagementsystem erforderlich werden.
  • Unterstützung des Mitglieds in allen das Umweltmanagementsystem betreffenden Fragen;
  • Bereitstellung aller notwendigen Zentralleistungen von IBT innerhalb der Anforderungen an die PEFC-Zertifizierung.
  • Kostenübernahme der anfallenden Gebühren für Zertifizierungsleistung im Stichprobenverfahren durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft TÜV Rheinland DIN CERTCO.
  • Ausstellung eines Zertifikats (DIN-A 4) durch TÜV Rheinland DIN CERTCO in deutscher Sprache für den teilnehmenden Betrieb nach erfolgreicher Aufnahmebestätigung durch das Gruppenmanagement von IBT. Die Zertifikate der teilnehmenden Betriebe sind nur in Verbindung mit dem Gruppen-Hauptzertifikat gültig.
  • Mindestens einmal pro Jahr: Durchführung einer internen Bewertung des Qualitätsmanagementsystems im Hinblick auf dessen Umsetzung beim Mitglied. Festgestellte Abweichungen werden in der Folge schnellstmöglich korrigiert.

Zur optimalen Umsetzung dieser Punkte

  • kommuniziert die IBT-Zentrale mit der Zertifizierungsstelle TÜV Rheinland DIN CERTCO;
  • gewährleistet die IBT-Zentrale eine aktuelle Listenführung aller angeschlossenen teilnehmenden Betriebe;
  • stellt die IBT-Zentrale vertragliche Beziehung zur Zertifizierungsstelle TÜV Rheinland DIN CERTCO sicher;
  • stellt die IBT-Zentrale Anträge zur Verkleinerung oder Erweiterung des Geltungsbereiches einschließlich des Umfangs der teilnehmenden Betriebe;
  • stellt die IBT-Zentrale den teilnehmenden Betrieben einen Zugang zu notwendigen Informationen zur Verfügung.

(6) Verantwortlichkeiten und Pflichten des teilnehmenden Betriebes

 

Der teilnehmende Betrieb ist verantwortlich für

  • die Umsetzung der CoC-Anforderungen im Einklang mit dem PEFC-Standard;
  • das Eingehen vertraglicher Beziehungen zur IBT-Zentrale, einschließlich der Verpflichtung, die CoC-Anforderungen und andere maßgebliche Zertifizierungsanforderungen laut anhängender Verpflichtungserklärung des teilnehmenden Betriebes zu erfüllen;
  • die Übersendung relevanter Informationen und Daten nach Anfragen der IBT-Zentrale oder der Zertifizierungsstelle TÜV Rheinland DIN CERTCO;
  • die Dokumentationen und Aufbewahrung von Informationen im Zusammenhang mit den formalen Überprüfungen (externe Audits) oder internen Überprüfungen (interne Audits);
  • die vollständige Kooperation und Unterstützung zum zufriedenstellenden Abschluss interner Audits, die von der IBT-Zentrale durchgeführt werden, sowie zu externen Audits der Zertifizierungsstelle TÜV Rheinland DIN CERTCO sowie der Zertifizierungsstelle übergeordnete Organisationen, einschließlich des Zugangs zu den Einrichtungen der Betriebsstätten;
  • die Umsetzungen der relevanten korrigierenden und vorbeugenden Maßnahmen, die von der IBT-Zentrale vorgenommen werden:
  • die ordnungsgemäße Zahlung des vereinbarten Teilnahmepreises.

Die Neuerstellung oder auch der Bestand des Zertifikats durch TÜV Rheinland DIN CERTCO ist für den teilnehmenden Betrieb nur dann möglich, wenn im Rahmen eines möglichen Stichprobenaudits im teilnehmenden Betrieb die durchgeführten Prüfungen positiv verlaufen sind (< als fünf Hauptabweichungen).

 

Sollten im Zuge dieser Prüfungen bei einem Mitglied Abweichungen festgestellt werden, welche eine Zertifikatserstellung verhindern bzw. gefährden, so sind diese vom Mitglied innerhalb der vorgegebenen Frist zu beheben. In diesem Zusammenhang erforderliche und somit zusätzliche Prüfungstermine der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft sind durch das Mitglied kostenpflichtig zu tragen, wenn die Ursache dem Mitglied, und nicht dem Umweltmanagementsystem selbst zugesprochen werden muss.

 

Der teilnehmende Betrieb erklärt sich einverstanden mit dem Prinzip der gegenseitigen Verantwortung innerhalb der IBT.GROUP. Dies bedeutet, dass Verstöße, die in einem teilnehmenden Betrieb oder in der Zentrale festgestellt werden, zu Korrekturmaßnahmen führen können, die alle angeschlossenen teilnehmenden Betriebe betreffen – bis hin zur Aberkennung der Zertifikate und erteilt seine Zustimmung zu jährlichen zentralen Bewertungen des Qualitätsmanagementsystems durch IBT, in welche alle internen und externen Bewertungsergebnisse einfließen.

 

(7) Vertraulichkeit und Datenschutz

Im Zuge der PEFC-Gruppenzertifizierung erlangt IBT Zugang zu schützenswerten Daten und Informationen des teilnehmenden Betriebes. IBT verpflichtet sich, erlangte Informationen und Daten nicht an Dritte weiter zu leiten oder zu veräußern.

Ausgenommen von der Regelung sind Daten, welche im Zuge der Gruppenzertifizierung archiviert oder auch an autorisierte Dritte, vornehmlich TÜV Rheinland DIN CERTCO sowie PEFC in Erfüllung der fachlichen Leistungen, weitergeleitet werden müssen.

 

Autorisierte Dritte unterliegen ebenfalls den Regelungen zu Vertraulichkeit und Datenschutz.

IBT verpflichtet sich, alle erhaltenen Dokumente und Informationen nach Beendigung der Teilnahme unverzüglich an den teilnehmenden Betrieb auszuhändigen bzw. ebenso wie etwaige Datensicherungen, zu vernichten.

Von der Verpflichtung sind nur jene Dokumentationen ausgenommen, zu deren Archivierung IBT im Rahmen der Gruppenzertifzierung verpflichtet ist.

 

(8) Haftung

Die Haftung der Vertragsbeteiligten richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

 

(9) Gerichtsstand

Als Gerichtsstand wird Nordenham vereinbart.

 

(10) Schriftform und salvatorische Klausel

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages nicht rechtswirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit durch einen späteren Umstand verlieren oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke herausstellen, so wird hierdurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Vertrags-bestimmungen oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung gelten, die, soweit rechtlich möglich, dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben würden, sofern sie diese Punkte bedacht hätten.

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